La metodología ágil se encuentra en auge, revolucionando la gestión de proyectos en prácticamente cualquier ámbito laboral, puesto que consigue agilizar procesos y mejorar la eficiencia en los equipos de trabajo.

Además de Scrum, que forma parte de esta metodología ágil, el sistema Kanban sigue ganando popularidad debido a la sencillez de su implementación y a los resultados que puede ayudarnos a conseguir.

Te explicamos brevemente en qué consiste el método Kanban y cuáles son todas sus ventajas frente a otras formas de gestión más tradicionales.

¿Qué es Kanban?

El término Kanban procede del japonés, de la combinación de palabras kan, que significa “signo”, y ban, que no es otra cosa que “tablero”. De su nombre por tanto ya podemos deducir la clave de este sistema: kanban es básicamente una forma visual de gestionar proyectos, que se sirve de tarjetas ordenadas en columnas en un tablero, donde se representan las distintas etapas por las que pasa nuestro trabajo.

El origen de este sistema kanban se sitúa en la fábrica de Toyota, donde empezó a usarse para gestionar el inventario mediante el uso de tarjetas de papel y así poder adelantarse a la demanda de los clientes. El lema de kanban es el just in time, o justo a tiempo,

De aquí, hasta la adaptación y digitalización de esta metodología tan popular entre los equipos de desarrollo de software, tal y como la conocemos en la actualidad.

¿Cómo se aplica esta metodología Kanban?

A la hora de aplicar el sistema kanban a nuestros proyectos, debemos tener siempre en mente que se trata de una metodología ágil, cuya finalidad es mantener la fluidez y, como el propio nombre indica, agilizar procesos.

La organización más básica del tablero kanban es mediante tres columnas que determinan el estado de cada tarea: de esta forma, nos encontramos con las columnas “Pendiente”, “En progreso”, y “Hecho”. Sencillamente, iremos moviendo las tarjetas de cada tarea de una columna a otra según el estado de cada una.

Es importante que la columna de tareas en progreso tenga prioridad sobre la de las tareas nuevas o pendientes: esto es clave para evitar la acumulación de tareas en curso y mantener así la eficiencia en el flujo de trabajo.

En las tarjetas destinadas a cada tarea, indicaremos también quién es la persona o equipo responsables de ejecutar la tarea en cuestión, la fecha límite o incluso la prioridad de la misma. La clave está en ver toda la información necesaria fácilmente y de un simple vistazo.

¿Qué ventajas tiene el sistema Kanban?

El sistema kanban ofrece una serie de ventajas en cuanto a la gestión de proyectos, de entre las cuales destacamos las siguientes:

Evita los excesos en producción

Al permitirnos ver la tareas ya finalizadas evitaremos la sobreproducción, puesto que sabremos en cualquier momento el estado de nuestro inventario y los recursos de los que podemos disponer.

Evita la multitarea o multitasking

Como las tareas quedan debidamente asignadas, los responsables no podrán empezar una tarea nueva antes de haber terminado otra, mejorando así la eficiencia y la calidad en la producción.

Permite una mayor flexibilidad

El saber en qué estado se encuentra cada tarea, los plazos y responsables de las mismas, podremos dar una mejor respuesta a los imprevistos que puedan surgir.

Aumenta la transparencia

Al ser un sistema visual, de forma muy sencilla podremos ver quién es el responsable de cada tarea y el tiempo del que dispone, por lo que no será necesario realizar reuniones de seguimiento.

Estas ventajas hacen de la metodología kanban un sistema versátil y aplicable a distintos tipos de proyectos. Por eso formarse en kanban puede ayudarte a diferenciarte en el mundo profesional, al tratarse de una habilidad cada vez más demandada por las empresas.

Infórmate de cómo puedes certificarte en esta metodología y conseguir así marcar la diferencia en tu perfil profesional.